Les Sécrets de la Rédaction Diplomatique et Administrative.

Les Sécrets de la Rédaction Diplomatique et Administrative.

                  Généralités

1. 1.      Quelle est l´approche méthodologique du cours de Rédaction Administrative et Diplomatique ?

Il s´agit d´une « approche systémique ». Celle-ci appréhende l´Etat comme un système qui renferme une double facette : un environnement interne à l´administration qui fait appel à la rédaction administrative ; et un environnement externe à l´administration qui fait appel à la rédaction diplomatique. Cela dit, il faut garder à l´esprit que la rédaction administrative et la rédaction diplomatique sont deux réalités qui rentrent toutes dans le champ de la correspondance officielle.

1. 2.      Quels sont les caractères de la correspondance officielle ?

Toute correspondance doit mettre en exergue un certains nombre de caractères à savoir :

-          la dignité (il faut manifester de la considération pour son interlocuteur) ;

-          le respect de la hiérarchie (ceci permet d´instaurer une cohésion et une discipline permanente au sein de la machine administrative) ;

-          le sens de la responsabilité (le nom, la fonction et la signature doit figurer au bas de la correspondance) ;

-          l´objectivité (en vertu de l´intérêt général, la correspondance officielle doit revêtir un caractère impartial et impersonnel) ;

-          la courtoisie (il faut éviter les expressions injurieuses ou péjoratives) ;

-          la prudence (il faut respecter la réglementation en vigueur car votre note engage toute une administration. Au besoin, utiliser le conditionnel) ;

-          la précision et l´exactitude (éviter les sigles, les allusions inutiles et le superflu) ;

-          la clarté, concision et efficacité (utiliser des phrases courtes et cohérentes) ;

-          l´homogénéité (respecter les formules et codes consacrés par l´administration) ;

-          la solennité (donner un caractère officiel et sérieux à ce qu´on rédige).

1. 3.      Quels sont les préalables pour une bonne rédaction ?

Il s´agit notamment de la maitrise du  sujet ;  le regroupement des éléments pour le traiter ; et enfin,  dresser un plan de traitement.

La maitrise du sujet passe notamment par  deux actions à savoir : bien cerner le sens exact des instructions du supérieur hiérarchique et se documenter abondamment sur le sujet ou le dossier à traiter.

Le regroupement des  éléments passe par une constitution des fiches sur lesquelles on devra faire coucher, en désordre, toutes les idées qui nous passe par la tête.

Dresser le plan consiste à établir : une introduction, un développement, et une conclusion. L’introduction, annonce l´objet du dossier, pose la problématique, et décline les grandes articulations.  Le développement, présente les grandes idées telles qu´elles ont été  annoncées  dans l’introduction. La conclusion  rappelle tout simplement qu´on a dit ce qu´il y avait à dire.

1. 4.      Quels sont les astuces qui rentrent dans une rédaction proprement dite ?.

Elle sera examinée en trois temps : le ton, la construction des phrases et l’organisation des paragraphes.

 Le ton est fonction du contexte et le choix des mots et expressions doit être fait selon qu´il  s’agit d’un évènement heureux ou malheureux.

La construction des phrases doit se faire le plus simplement possible. Il faudra privilégier le style classique du genre sujet-verbe-complément.   

L’organisation des paragraphes suppose que chaque  paragraphe soit consacré au développement d’une seule idée. Il faut donc utiliser des connecteurs logiques pour montrer que l’on est passé d’une idée à une autre.

1. 5.      C´est quoi la notion de « Rédaction Administrative » ?

La Rédaction Administrative » renvoie à l´ensemble des relations et des échanges épistolaires qui s´effectuent entre les différents services d´un même Etat ; ou alors entre des services publics et des particuliers (personne physique privée ; entreprise privée ; etc.).

1. 6.      Quels sont les deux (02) principaux types de lettres administratives ?

Il existe d´une part la lettre administrative interservices et d´autre part la lettre administrative à forme personnelle. La lettre administrative interservices est un document qui s´échange exclusivement entre les différents services de l´Etat et qui porte sur une question d´ordre public. Or, la lettre administrative à forme personnelle est une correspondance qu´un agent public rédige en son nom propre et qu´il  adresse à un service ou à un supérieur hiérarchique pour traiter d´une affaire le concernant.

1. 7.      Quelle est la structuration d´une « lettre administrative interservices » ?

Une  lettre administrative interservices comprend traditionnellement trois parties à savoir : l´entête, le corps de la lettre et la fin de la lettre.

L´entête précise les noms et qualités des autorités (personnes morales ou physiques) émettrices et réceptrices de la lettre ainsi que l´objet de ladite lettre.

Le corps de la lettre, qui débute toujours par la mention « J´ai l´honneur de…… », est composé de plusieurs paragraphes traitant chacun d´une idée et séparés par des connecteurs et mots de liaison.

La fin de la lettre comprend la formule de courtoisie suivie de : le nom, la signature et le titre du signataire.

1. 8.      Enumérez les différents documents administratifs en donnant leurs spécificités.

Ici, nous distinguerons tour à tour :

• La Note Administrative.

C´est un document de travail interne à l´administration, qui traite des affaires courantes, et que l´on adresse à un supérieur, à un collègue ou à un subordonné.

• Le Procès Verbal.

Il a un caractère narratif. C´est la reprise intégrale et impartiale de tout ce qu´on a vu et entendu lors d´une réunion ou d´un événement.

NB : Dans ce cas,  l´agent public qui rédige le procès verbal doit le faire sans prendre position.

• Le Compte Rendu.

Son caractère descriptif permet au rédacteur d´y mêler ses émotions et ses impressions personnelles, mais sans apporter des propositions.

• Le Rapport.

C´est un document administratif dans lequel le rédacteur formule des suggestions, des vœux, des avis voire des critiques.

1. 9.      Quels sont les principaux actes administratifs ?

Les principaux actes administratifs sont principalement des actes unilatéraux qui relèvent du domaine réglementaire (décisions, arrêtés et décrets) et des actes législatifs (lois, ordonnances, …).

Il faut noter qu´il existe une hiérarchie des normes juridiques qui fait que la loi est supérieure au décret qui, à son tour, est supérieur à l´arrêté, ainsi de suite. De plus, seuls le Président de la République et dans une certaine mesure le Premier Ministre, peuvent signer des décrets. Par contre, les ministres prennent seulement des arrêtés.

REDACTION DIPLOMATIQUE

1. 10.   C´est quoi la notion de « Rédaction Diplomatique » ?

Il  importe  de  définir  au  préalable  les deux (02)  termes  qui  composent la notion  de  « rédaction  diplomatique »  à  savoir  : « rédaction» et « diplomatie ». 

Ainsi,  la Rédaction est non seulement  l’action matérielle consistant à mettre par écrit des instructions, des idées ou des avis, mais aussi  le résultat intellectuelle de cette opération.

En outre,  la Diplomatie est la mise en œuvre de la politique étrangère d’un Etat, telle que définie et arrêtée par le Chef de l’exécutif. (Au Cameroun c´est le Chef de l´Etat qui en est garant).

De ce qui précède, on entend par « rédaction  diplomatique », l´ensemble des  échanges épistolaires entre les sujets de Droit International que sont les Etats et les Organisations Internationales. Ces échanges peuvent s´effectuer entre deux (02) Etats ; entre un Etat et une Organisation Internationale ; ou alors entre deux (02) Organisations Internationales.

1. 11.   Quels sont les principaux cadres consacrés pour la rédaction diplomatique ?

Les principaux cadres consacrés de la rédaction diplomatiques sont les suivants:

1- Les Cours impériales

2- Les Cours royales

3- Les présidences de la République

4- Les ministères des affaires extérieures (services centraux et extérieurs) ;

5- Les organisations internationales intergouvernementales.

1. 12.   Quels sont les principaux rédacteurs diplomatiques ?

Ils découlent des cadres de la rédaction diplomatique. Ainsi nous avons :

1. Les chefs d’Etat et de gouvernement ;

2. Les hauts responsables des Cours impériales, des Cours royales, des présidences de la République ;

3. Les ministres des relations extérieures ainsi que les hauts responsables en service à l’administration centrale (diplomates de carrière et assimilés) et dans les services extérieurs (chefs de missions diplomatiques, chefs de postes consulaires, etc.).

4. Les fonctionnaires internationaux de rang diplomatique.

1. 13.   Quelle est la typologie des notes diplomatiques ?

Nous examinerons quatre (04) types de notes diplomatiques : la note verbale ou officielle, la note collective,  la note identique, la note d’audience diplomatique.

• La note verbale (ou note officielle).

Elle a les principaux caractères suivants :

- Elle revêt un caractère impersonnel. Pour cela, elle est rédigée à la 3^e personne du singulier qui est mise pour une personne morale et non physique.

- Elle commence par une formule standard et consacrée. Le  libellée se présente  ainsi qu’il suit : « la personne morale présente ses compliments à la personne morale destinataire et à l’honneur de (…….. …) »

- Elle se termine par une formule de courtoisie consacrée.  Le libellée se présente  ainsi qu’il suit : « la personne morale saisit cette occasion pour renouveler à la personne morale destinataire les assurances de sa très haute considération ».

NB : la note verbale et la note officielle sont pratiquement les mêmes. Toutefois, si jamais il vous étiez demandé d´en faire la différence, il faudrait tout simplement noter que : La légère différence entre les deux notes est que la note officielle peut être longue et traiter de plusieurs sujets à la fois ;  tandis que la note verbale est courte et traite d’un sujet particulier à la fois. 

• La note collective.

Elle est adressée à un gouvernement par les représentants de plusieurs Etats et de plusieurs organisations internationales,  à travers le Doyen du corps diplomatique.

• La note identique

Elle est rédigée lorsqu’il n’y a pas de consensus dans le corps diplomatique. Ici, on réfute le canal du Doyen du corps diplomatique et chaque représentant d´un Etat ou d´une Organisation Internationale adresse sa note au gouvernement  lui-même.

• La note d’audience diplomatique.

Elle est d’utilisation courant au Ministère des Relations Extérieures et se rédige  à l’issue d´une audience par le collaborateur qui a assisté son supérieur hiérarchique ; une note d’audience doit impérativement contenir les éléments ci-après :

- Le jour/ mois/ année et l’heure du début de l’audience ;

- Le nom, prénom et qualité de l’interlocuteur ;

- L’objet de l’audience tel que présenté par l’interlocuteur reçu ;

- Les éléments de réponse de l’interlocuteur qui reçoit en audience ;

- Les principales conclusions ;

- L’ambiance dans laquelle l’audience s’est déroulée ;

- L’heure de la fin de l’audience.

1. 14.   Quels sont les principaux types de documents diplomatiques

Nous distinguerons ici les documents diplomatiques d´accréditation et de nomination ; les documents diplomatiques d´habilitation ; et les documents juridiques.

Les documents diplomatiques d´accréditation et de nomination regroupent notamment :

-          Des lettres de créance par lesquelles un chef d’Etat accrédite un ambassadeur ou un Haut-commissaire auprès d’un autre chef d’Etat. Ces lettres vont ensemble avec les lettres de récréance ou de rappel du prédécesseur.

-          Des  lettres d’introduction par lesquelles un chef d’Etat accrédite son représentant permanent auprès d’une Organisation Intergouvernementale ; ou vice-versa, c´est à dire qu´un Secrétaire Général d’une Organisation Internationale accrédite son représentant auprès d’un Etat.

-          Des  lettres de cabinet par lesquelles un Ministre des Relations Extérieures nomme un chargé d’affaires en pieds  auprès de son homologue étranger.

-           Du Brevet ou commission consulaire qui est l’acte portant nomination d’un chef de poste consulaire à l’étranger.

NB : Dans certains pays on parle de Lettres de provision.

-           De l’Exequatur qui est l’acte par lequel le chef de l’Etat du pays d’accueil habilite un chef de poste consulaire étranger à exercer ses fonctions dans sa circonscription consulaire.

Pour les documents diplomatiques d’habilitation, il s’agit :

-  Des pleins pouvoirs qui sont signés par le chef de l’Etat et dont seul le Ministre des Relations Extérieures peut en recevoir en tant que garant institutionnel de la mise en œuvre de la politique étrangère de la nation.

-  Des pouvoirs qui sont signés par le Ministre des Relations Extérieures et qui sont attribués aux chefs des départements ministériels  techniques appelés à engager la responsabilité de l´Etat sur le plan international.

Pour les documents diplomatiques à caractère juridique, il s’agit : des traités, des accords